OBIETTIVO

Il corso trasferisce tutte le competenze di base, teoriche e pratiche, necessarie per lavorare oggi in ufficio, in particolare con la possibilità di inserirsi anche in aziende che lavorano con l’estero, grazie all’introduzione di moduli didattici teorici (su alcuni aspetti della geopolitica attuale di possibile rilievo per le nostre imprese) e pratici (ad es. sulla gestione di documenti doganali e sull’uso dell’inglese e dello sloveno).

Al termine del corso sarai in grado di:

Gestire il lavoro di segreteria di piccole e grandi aziende e nel dettaglio:

• Utilizzare i programmi Office, soluzioni cloud, e portali online per il lavoro di ufficio, così come tutte le principali strumentazioni d’ufficio
• Organizzare meeting/incontri, online o in presenza, viaggi di lavoro e agende anche con l’ausilio di solutioni AI
• Adottare procedure di archiviazione ottimali, sia cartacee che digitali
• Registrare documenti contabili in entrata e gestire operazioni contabili di base

Gestire a livello operativo alcune operazioni con l’estero

• Comunicare a un livello intermedio in lingua inglese (scrivere email/gestire chiamate)
• Gestire una semplice conversazione di base/introduttiva in lingua slovena
• Gestire a livello base alcuni documenti doganali (predisposizione della documentazione amministrativa per il trasporto delle merci, anche con l’estero)

DURATA:

Corso di formazione: 316 ore 

Stage in azienda a fine corso: 284 ore 

CONTENUTI

COMPETENZE INFORMATICHE (Digital Office & AI)

Uso dei programmi Office e strumenti digitali

• Utilizzo professionale di Word per redazione e formattazione di documenti aziendali

• Utilizzo di Excel per tabelle, elenchi, semplici report e gestione dati

• Uso di PowerPoint per presentazioni aziendali di base

• Gestione della posta elettronica professionale e calendari condivisi

Soluzioni cloud e lavoro digitale

• Uso di strumenti cloud per archiviazione e condivisione file (es. Drive, OneDrive)

• Lavoro collaborativo su documenti condivisi

• Organizzazione di cartelle digitali aziendali in modo strutturato

Archiviazione digitale e gestione file

• Creazione e gestione di archivi digitali

• Nomina standardizzata dei file

• Backup e sicurezza dei documenti

Uso di soluzioni di Intelligenza Artificiale per l’ufficio

• Utilizzo di AI per redazione e rielaborazione testi (email, relazioni, sintesi)

• Uso di AI per organizzare informazioni e riassumere documenti

• Automazione di attività ripetitive tramite strumenti digitali/AI

• Supporto dell’AI nella creazione di report e presentazioni

COMPETENZE ORGANIZZATIVE E COMUNICATIVE

Organizzazione del lavoro d’ufficio

• Pianificazione e gestione dell’agenda aziendale

• Organizzazione di appuntamenti e riunioni

• Definizione di priorità tra attività urgenti e importanti

• Coordinamento con colleghi e responsabili

Organizzazione meeting lavorativi

• Preparazione di sale riunioni (in presenza e online)

• Gestione di piattaforme per videoconferenze

• Redazione di verbali e sintesi degli incontri

• Follow-up organizzativo dopo le riunioni

Organizzazione viaggi aziendali

• Ricerca e prenotazione di voli, hotel e mezzi di trasporto

• Gestione della documentazione di viaggio

• Elaborazione di preventivi e controllo dei costi

• Supporto logistico ai dirigenti e ai dipendenti in trasferta

Organizzazione eventi aziendali

• Pianificazione di piccoli eventi e incontri aziendali

• Coordinamento con fornitori (catering, location, servizi tecnici)

• Gestione elenchi partecipanti e comunicazioni di invito

Competenze comunicative

• Comunicazione professionale scritta e orale

• Gestione delle telefonate in modo efficace

• Redazione di email formali e professionali

• Relazione con clienti, fornitori e partner

• Comunicazione interculturale in contesti internazionali

COMPETENZE DI ARCHIVIAZIONE (documentale e digitale)

• Organizzazione e classificazione dei documenti aziendali

• Archiviazione cartacea secondo criteri aziendali

• Archiviazione digitale strutturata

• Gestione di protocolli documentali

• Ricerca rapida di documenti e informazioni

• Conservazione e tutela dei dati sensibili

INTRODUZIONE ALL’IMPRESA INTERNAZIONALE

Lavorare in un mondo interconnesso: cosa cambia tra impresa “locale” e impresa “internazionale”

1) Cosa significa lavorare in un’impresa internazionale/che lavora con l’estero

• Il mondo non è fatto solo di mercati locali: le aziende comprano, vendono e collaborano oltre i confini nazionali.

• Concetti base di globalizzazione: merci, servizi, informazioni e persone che si muovono tra Paesi diversi.

• Relazioni tra Stati e impresa: come accordi commerciali, confini, dogane e regole influenzano il lavoro delle aziende.

• Ruolo dell’Unione Europea negli scambi commerciali e nella libera circolazione di beni e servizi.

• Cenni su aree di scambio importanti per le imprese del Friuli Venezia Giulia – dove ci sono maggiori opportunità lavorative (UE, Balcani, area transfrontaliera con la Slovenia).

COMPETENZE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI DI TRASPORTO CON L’ESTERO

• Elementi di commercio internazionale

• Tipologie di documenti di trasporto (DDT, packing list, documenti accompagnatori)

• Documentazione per spedizioni nazionali e internazionali

• Procedure amministrative e doganali di base

• Gestione documentale legata alle merci in uscita e in entrata

• Relazione con corrieri e spedizionieri

• Controllo e verifica della correttezza dei documenti di trasporto

LINGUA INGLESE – LIVELLO B1 (business)

• Consolidamento delle strutture grammaticali di base

• Lessico professionale per l’ufficio

• Redazione di email in inglese

• Comunicazione telefonica in inglese

• Comprensione di documenti aziendali semplici

• Conversazioni professionali di base (clienti, fornitori, partner)

• Uso dell’inglese in contesti lavorativi reali

LINGUA SLOVENA – LIVELLO A1 (professionale di base)

• Frasi e vocaboli essenziali per l’ufficio

• Presentazioni personali e aziendali semplici

• Comprensione di messaggi basilari

• Comunicazioni di base con clienti e partner

• Lessico legato ad amministrazione e segreteria

• Lettura e comprensione di brevi testi lavorativi

CALENDARIO

Previste 5 lezioni di 4 ore a settimana

Avvio corso: fine ottobre 2026.

*La data di avvio verrà confermata al raggiungimento di almeno 6 iscrizioni. Per ricevere il calendario delle lezioni scrivere a: fvg@ecipa.eu

DOVE

c/o ECIPA scarl Monfalcone

A Monfalcone (GO), via Toti 20 (suonare campanello CNA per entrare).

*Su richiesta dei partecipanti sarà possibile erogare metà delle lezioni ONLINE.

DESTINATARI – CHI PUO’ PARTECIPARE

IL CORSO E’ APERTO A TUTTI, BASTA ESSERE IN ETA’ ATTIVA E DOMICILIATI OPPURE RESIDENTI IN FVG

Al corso può partecipare chi:

• E’ residente oppure elettivamente domiciliato in Friuli Venezia Giulia
• Ha un’età compresa tra 18 e 65 anni

Non sono richieste conoscenze o competenze pregresse per accedere al corso.

COME ISCRIVERSI?

Manda un’email a fvg@ecipa.eu con OGGETTO “TECNICHE DI SEGRETERIA PER L’IMPRESA INTERNAZIONALE’” per maggiori informazioni sulle modalità di iscrizione. Se sei in stato attualmente di disoccupazione CONTATTA IL TUO CENTRO PER L’IMPIEGO, chiedi l’adesione al programma PIAZZA e in particolare al corso “TECNICHE DI SEGRETERIA PER L’IMPRESA INTERNAZIONALE’” organizzato da ECIPA scarl – ATI1.

ATTESTAZIONE FINALE

A chi parteciperà ad almeno il 70% delle ore e sosterrà l’esame finale verrà rilasciato un ATTESTATO DI FREQUENZA su modello regionale

GRATUITO PERCHE’ FINANZIATO DA

Il progetto è finanziato al 100% dal programma PIAZZA, Regione FVG Fondo Europeo di Coesione.  Trattandosi di fondi pubblici, è richiesto ad ogni partecipante che finalizzerà l’iscrizione di garantire la presenza ad almeno il 70% delle ore di corso (calcolate al netto degli esami finali) e di prendere parte alle prove di verifica finale.

REGOLE DI PARTECIPAZIONE

Trattandosi di Fondi Pubblici è richiesto a chi finalizzerà l’iscrizione di: 1) garantire la partecipazione ad almeno il 70% delle ore di lezione; 2) prendere parte al breve esame finale (ultima ora del corso) 3) avvisare tempestivamente gli organizzatori in caso di collocazione lavorativa durante il percorso formativo.

INFORMAZIONI

Email:   fvg@ecipa.eu

Prenota se necessario un appuntamento telefonico, manda un’email con il tuo contatto, verrai richiamato quanto prima dal nostro staff!!!